Tiedonhallintaa muotoilun avulla: Case M-Files

M-Files on suomalainen teknologiayhtiö, joka on erikoistunut tiedon ja sisältöjen hallintaan ja käsittelyyn. Se on Suomessa vähän tunnettu, mutta alansa markkinajohtajia maailmalla. Henkilöstöä on yli 500 yhdeksässä maassa, yritysasiakkaita on yli 5 000 yli sadassa maassa ja liikevaihto viime vuonna yli 80 miljoonaa euroa. 

M-Filesin oivallus oli luokitella ja hallita sisältöjä niiden metatietojen avulla: ei dokumenttien arkistointijärjestelmän kautta vaan sisältöön perustuen. Oikean dokumentin haku onnistuu hakusanoilla nopeasti ja helposti, työskentelyprosessit tehostuvat ja tietoturvakin paranee. Iso etu on myös se, että M-Filesin sovellus voidaan integroida asiakkaan olemassa olevaan tiedonhallintajärjestelmään, eikä tietojen siirtoa toiseen järjestelmään tarvita. 

Toinen M-Filesin oivallus oli panostaa käyttäjälähtöisyyteen, ja siinä tuli mukaan muotoilu. Yritykseen on rekrytoitu muotoilijoita ja viime keväänä mukaan tuli Antti Kujala. Antti kertoo oman taustansa olevan poikkitieteellisen: hän on opiskellut sekä insinööritieteitä että markkinointia ja muotoilua. 

Tuotemuotoilun parissa työskentelystä hän on vähitellen siirtynyt kohti käyttökokemusta ja digitaalista muotoilua. M-Filesille hän tuli vetämään muotoilutiimiä ja äskettäin hänet nimitettiin myös tuotehallinnan (product management) johtoon ja Vice President -rooliin yrityksessä. Sekin osoittaa, miten tärkeänä johto näkee muotoiluajattelun yrityksen toiminnoissa. 

Haastattelimme Anttia muotoilun käytöstä M-Filesilla. Miksi M-Files päätti hyödyntää muotoiluosaamista vahvasti teknologiaan perustuvassa toiminnassaan? 

”Samalla kun yritys on kasvanut, on syntynyt myös ymmärrys siitä, miten tuote ei voi olla enää vain teknisesti hyvin toimiva”, kertoo Antti Kujala. ”Loppukäyttäjäkin pitää ottaa huomioon, käyttäjän kokemus on keskiössä. Kilpailu kovenee koko ajan.” Kuluttajatuotepuolelta on b-to-b-puolelle tullut ymmärrys, että se, mikä saa asiakkaat pitämään tuotteesta ja käyttämään sitä, on oleellisinta, myös myynnin kannalta. 

”Samalla kun yritys on kasvanut, on syntynyt myös ymmärrys siitä, miten tuote ei voi olla enää vain teknisesti hyvin toimiva. Loppukäyttäjäkin pitää ottaa huomioon, käyttäjän kokemus on keskiössä. Kilpailu kovenee koko ajan.”

M-Filesillä tavoiteltiin syvällisempää muotoilun käyttöä kuin ainoastaan käyttäjäkokemuksen sujuvoittamista. Koko yrityksen toimintamalleja haluttiin kehittää kokonaisvaltaisesti muotoiluosaamisen keinoin. Designtiimissä oli haastatteluhetkellä kolme muotoilijaa, mutta sitä ollaan kasvattamassa. 

Lyhyessä ajassa on saatu paljon aikaan. ”Muutama viikko sitten lanseerattiin meidän uusi Windows-sovellus, eli keskeisin tuotteemme”, kertoo Kujala. ”Siinä tehtiin alkuvuoden aikana aika merkittävä uudistus käyttöliittymään. Suurin osa käyttäjistämme toimii Windows-ympäristössä. Meillä on tuhansia päivittäisiä käyttäjiä tällä hetkellä. Myös mobiilisovellus uusittiin aika täydellisesti. Käyttöliittymätasolla ollaan tehty isoja muutoksia ja uskon, että samalla tiellä jatketaan.” 

”Yksi uudistus oli vähentää näytöllä näkyvää tietoa, ei lisätä sitä. Visuaalisesti väljempi näkymä saa huomion kiinnittymään oleellisiin kohtiin, joista jatketaan luontevasti ja intuitiivisesti eteenpäin. Samalla yrityksen design-DNA kiteytyi. Kehitystyössä muotoilijan tehtävä on kyseenalaistaa mikä on tarpeellista, mikä ei.” 

Sovelluksilla pystytään siis tallentamaan ja luokittelemaan dokumentit niin, että haluttu tieto on helposti löydettävissä suuristakin tiedostojoukoista. ”Meidän sovelluksillamme pystytään löytämään tieto vaikka sen perusteella, kenellä on oikeus nähdä tiettyjä asiakkaita tai projekteja”, kuvailee Kujala. 

”Toinen tuotteeseemme kuuluva ominaisuus liittyy työprosesseihin”, hän jatkaa. ”Jos vaikka dokumentti täytyy käydä hyväksymässä tai sähköisesti allekirjoittamassa, niin tällaiset prosessit voidaan määrittää automaattisesti. Näin pystytään varmistamaan, että tiedot eivät jää käsittelemättä tai makaamaan kenenkään sähköpostiin.” Järjestelmän kautta voidaan varmistaa, että dokumenttia pääsevät näkemään vain siihen oikeutetut henkilöt. 

Yksi tavoitteista oli myös lisätä turvallisuuden ja hallinnan tunnetta tuotteita käytettäessä: oikea dokumentti löytyy eikä tallennu väärään paikkaan. Toimiva sovellus saa palaamaan mielellään sen pariin ja tutustumaan siihen paremmin, oppimaan uusia käyttötapoja. ”Siitä tulee käyttäjälle supervoima”, hymyilee Kujala. 

Käyttäjätyytyväisyys on luonnollisesti vahva kilpailuetu. Tärkeää on myös, että uudet käyttäjät omaksuvat sovelluksen helposti ja nopeasti, sekin on myyntivaltti. 

”Minun ja tiimin oli pakko oppia puhumaan myös muuta kuin muotoilukieltä”, sanoo Kujala. ”Meidän pitää ymmärtää, miten siihen saadaan bisnesvaikutus. Ja teknologia, tämä kolmiyhteys on myös minun tehtäviäni. Tällaisen järjestelmän hankkiminen on kuitenkin investointi, sitä pitää kyetä perustelemaan mieluimmin monella tavalla. Jos kustannukset ovat samat, silloin käytettävyys tai joku muu vastaavanlainen aineeton ominaisuus ratkaisee.” 

M-Filesilla muotoilun käyttö on ollut strategista ja vaikuttanut syvällisesti paitsi tuotteisiin myös koko yrityksen toimintaan. ”Se on ajattelutavan muutos. Pitää vain älytä kysyä se erilainen kysymys”, sanoo Antti Kujala. ”Siinä on ollut mielenkiintoisia designhaasteita, koska ihmiset ovat tottuneet tietynlaiseen.” 

M-Filesin designtiimin on osattava opastaa ihmisiä uudenlaiseen ajattelutapaan, oppimaan ulos totutusta. Sekin on supervoima. 

Kuva: Chase Chappell