Kehitysrahan sijaan asiantuntijaosaamista digipalvelujen kehittämiseen – Case Asiantuntijatuki 

Mitä jos julkisten digipalvelujen kehittämiseen voisi hakea apua matalalla kynnyksellä ilman perinteistä rahoitus-, kilpailutus- ja maksatushumppaa? 

Miten voitaisiin varmistaa, että tulosten lisäksi myös kehitystyössä syntyvät opit olisivat kaikkien hyödynnettävissä? Asiantuntijatuki-hanke tarjoaa uudella tavalla tukea pienten kuntien ja virastojen digitaalisten palvelujen kehittämiseen. Tuen hakemisen prosessi on suunniteltu asiakaslähtöiseksi ja sen ytimessä on muotoiluajattelu. 

Asiantuntijatuki on erityisesti pienille kunnille ja virastoille myönnettävää tukea digipalvelujen kehittämiseen. Tukimuoto on poikkeuksellinen ja se haastaa nykyistä hanketuen toimintamallia, sillä kehitysrahan sijaan toimijoille myönnetään määräajaksi käyttöön ihmislähtöisen kehittämisen asiantuntijaosaamista. 

Perinteisen hanketuen prosessi on usein raskas ja vaatii paljon resursseja, mikä tekee siitä vaikean isolle osalle Suomen pieniä kuntia. Digi- ja väestötietoviraston toteuttama Asiantuntijatuki-hanke tarjoaa apua perinteistä keveämmällä mallilla. Haku on kaksivaiheinen: ensimmäisessä vaiheessa hakemuksella pyydetään kuvaus tunnistetusta kehityshaasteesta ja toisessa vaiheessa jatkoon valitut projektit tarkentavat haastetta hakutyöpajoissa. Jo hakuvaiheessa aloitetaan yhteistyöskentelymalli: projektit tunnistavat niille olennaisia sidosryhmiä ja kumppaneita ja työskentely eri virastojen ja tiimien välillä alkaa. 

Asiantuntijatuen saaminen ei tarkoita sitä, että hankkeen tarjoamat asiantuntijat tekevät koko kehitystyön, vaan koko projektiryhmältä odotetaan yhteistyöskentelyä ja sitoutumista kehittämiseen. Tämä on tärkeää jo hakutyöpajojen aikana – pelkästään näissä mukana olo antaakin hyviä eväitä kehittämiseen. 

Asiantuntijatuki käytännössä 

Hankkeen projekteissa työskentelevät asiantuntijat ovat ihmislähtöisen kehittämisen ja palvelujen suunnittelun ammattilaisia ja he voivat olla esimerkiksi palvelumuotoilijoita, muutosjohtamisen asiantuntijoita tai käytettävyysosaajia. Projekteissa työskentelevät sekä Digi- ja väestöviraston omat asiantuntijat että DVV:n kilpailuttama asiantuntijajoukko. 

Asiantuntijatukeen valittujen projektien tavoitteena on parantaa nykyisten tai kehitteillä olevien digitaalisten palvelujen laatua, saavutettavuutta ja asiakaslähtöisyyttä ja kasvattaa kansalaisille saatavilla olevien palveluiden käyttämisen sujuvuutta. Kaikissa projekteissa hyödynnetään muotoilun periaatteita, koska julkisella sektorilla palveluja käyttävät monenlaiset ihmiset ja suunnittelussa täytyy kuunnella useita näkökulmia ja tarpeita. 

Asiantuntijan rooli on ohjata muotoiluprosessia, joka muodostuu ratkaistavan haasteen ymmärtämisestä ja ratkaisun kehittämisestä. Asiantuntijat auttavat projekteja paitsi haasteen ratkaisemisessa myös erilaisten tiimien ja organisaatioiden välisen yhteisymmärryksen ja yhteisten työskentelytapojen löytämisessä. 

Asiantuntijatuen projekteissa keskitytään tulevan muutoksen suunnitteluun. Projekti toimii kehitystyön esiselvityksenä tai strategisena vaiheena ja näiden lopputuotoksina syntyy kehityssuunnitelmia. Lopputuotoksena voi olla esimerkiksi palvelupolku tai konsepti, jonka avulla ohjataan digitaalisen palvelun kehittämistä. 

Hyödynnettäviä tuloksia ja oppien jakamista 

Asiantuntijatuen projekteissa on päästy ratkaisemaan muun muassa tiedolla johtamisen, asiointipalvelun ja digitaalisten ohjeiden hallinnan haasteita. Itse haasteiden ratkaisemisen lisäksi tavoitteena on, että projektien tuotoksista hyötyvät myös muut kuin tukea saavat organisaatiot. Hanke kehittääkin samalla julkissektorille oppien jakamisen toimintamallia, jonka avulla olemassa olevaa tietoa ja ratkaisuja hyödynnettäisiin entistä paremmin. 

Projekteissa opittua havainnoidaan yhdessä ja sitä kerätään ylös säännöllisesti koko projektin ajan. Yhteisiä oppeja jaetaan kaikkien Asiantuntijatuen projektien kesken joka kuukausi Asiantuntijatuen aamukahveilla. Samalla nämä ovat avoimia tilaisuuksia kaikille julkisten digipalvelujen kehittämisestä kiinnostuneille. Kaikki hankkeen tilaisuuksien tallenteet ja niissä jaetut materiaalit sekä projekteissa syntyvät opit ja lopputuotokset ovat julkisesti saatavilla ja kaikille hyödynnettävissä. 

Hankkeen projektit jakavat oppeja ja kokemuksia, sillä ihmiskeskeisen kehittämisen haasteet liittyvät harvoin menetelmien puutteeseen. Muiden kokemuksista voi oppia, miten erilaiset tilanteet, ympäristöt, ihmiset ja organisaatiot vaikuttavat haasteen ratkaisemiseen ja mitä pitää ottaa huomioon eri kehitysmenetelmiä sovellettaessa.  Julkisella sektorilla tulosten jakaminen on tärkeää, jotta jokaisen kunnan tai viraston ei tarvitsisi keksiä pyörää aina uudelleen. 

Asiantuntijatukea toteuttaa DVV ja rahoittaa valtiovarainministeriö. Tänä vuonna Asiantuntijatukea myönnettiin Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskukselle, Aluehallintovirastolle, Lahden kaupungille, Ruokavirastolle ja Porvoon kaupungille. Tule kuuntelemaan, mitä projektit saivat aikaan hankkeen avoimeen päätöstilaisuuteen 15.12.: ilmoittaudu tästä.